ON TIME – au bon moment et au bon endroit avec notre solution d’Output Management

M/OMS – la gestion de flux pour une communication client maitrisée

Après la création de documents, de contenus pertinents destinés au client, la seconde étape est d’atteindre le client proprement dit. L’output management au sens le plus strict du terme englobe le traitement continu, l’optimisation, la distribution et la remise de ces documents. Il s’agit de mettre à disposition un contenu optimal aux destinataires et ce, dans une forme adaptée comme par exemple par alerte SMS ou via un autre canal privilégié, numérique ou par la Poste. Le moment auquel le message est délivré est aussi primordial.

Une communication réfléchie et adaptée au client n’est possible qu’avec l’aide de la bonne solution. Un système de gestion des flux de documents (Output Management System) comme M/OMS devient alors la pierre angulaire de votre communication client.

 

Corporate Output Management
La plaque tournante de vos processus documentaires

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Pour un résultat optimal : la solution d’entreprise

C’est lorsque tous vos documents d’entreprise sont traités de manière centralisée au moyen d’un Output Management System, si possible depuis l’élaboration jusqu’à la diffusion, que vous obtenez une croissance maximum sur le plan de la qualité, de la sécurité et de la rentabilité.

Flexibilité, performances, utilisabilité

Seul un Output Management invisible est un bon Output Management. Dans le cas standard, le « clic » de clôture du cas signifie effectivement la fin du traitement parle gestionnaire qui en est chargé. C’est le système qui règle tout le reste : la production des documents nécessaires et leur envoi aux interlocuteurs appropriés.

Voilà pourquoi une interface utilisateur bien structurée est particulièrement importante pour l’administration : elle doit permettre le contrôle des nombreuses étapes nécessaires dans le cadre de l’édition et de la diffusion. Par exemple, l’optimisation des frais de port et de l’expédition, l’impression d’un code à barres, l’ajout d’annexes, l’activation de l’affranchissement mécanisable, etc.

Et lorsque les quantités à traiter augmentent brutalement, comme à l’occasion des rapports de comptes trimestriels ou annuels, le système doit être capable de supporter ces pointes de charge, que se soit par traitement parallèle, par load balancing, etc., sans que des délais supplémentaires se fassent sentir. Tous les détails sur ce sujet dans la fiche technique « Performances ».

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Un document, sorties numériques

Afin d’assurer un maximum de souplesse dans le traitement et l’édition des documents, la série M/ travaille d’un bout à l’autre sur un document de base unique, indépendant du format. Tous les contenus y sont présents, strictement séparés les uns des autres, mais dès le début : les données, les métadonnées et les instructions de layout. Ce n’est qu’au moment de la diffusion que le système décide, en fonction des données du client, si le document doit prendre la forme d’une lettre, d’un courriel, d’un texto ou d’un PDF sur le portail client. Sans oublier, s’il y a lieu, l’archivage avec ses clés spécifiques. 

Formats cible

Nous produisons, à partir d’un document de base neutre, n’importe quel document dans n’importe quel format sous toute forme souhaitée, physique ou numérique, et pour n’importe quel canal. Formats cible possibles :