ON TIME – au bon moment et au bon endroit avec notre solution d’Output Management

M/OMS – la gestion de flux pour une communication client maitrisée

Après la création de documents, de contenus pertinents destinés au client, la seconde étape est d’atteindre le client proprement dit. L’output management au sens le plus strict du terme englobe le traitement continu, l’optimisation, la distribution et la remise de ces documents. Il s’agit de mettre à disposition un contenu optimal aux destinataires et ce, dans une forme adaptée comme par exemple par alerte SMS ou via un autre canal privilégié, numérique ou par la Poste. Le moment auquel le message est délivré est aussi primordial.

Une communication réfléchie et adaptée au client n’est possible qu’avec l’aide de la bonne solution. Un système de gestion des flux de documents (Output Management System) comme M/OMS devient alors la pierre angulaire de votre communication client.

 

Corporate Output Management
La plaque tournante de vos processus documentaires

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Pour un résultat optimal : la solution d’entreprise

C’est lorsque tous vos documents d’entreprise sont traités de manière centralisée au moyen d’un Output Management System, si possible depuis l’élaboration jusqu’à la diffusion, que vous obtenez une croissance maximum sur le plan de la qualité, de la sécurité et de la rentabilité.

La plaque tournante des processus documentaires

Comme toute la série M/, notre Output Management System M/OMS est conçu comme une solution d’entreprise centrale capable de remplir toutes les tâches de l’Output Management pour tous les types de documents d’affaires et pour tous les canaux de diffusion courants (multicanal).

Tout sous un même toit
La série M/ un l’un des très rares systèmes sur le marché qui offre l’ensemble du processus documentaire, de l’élaboration à la diffusion. Voilà qui simplifie considérablement la configuration et la gestion de projet. De plus, les documents sont dotés, dès leur création, des données et métadonnées nécessaires à la suite des opérations. Ainsi, toutes les options restent ouvertes et le système peut aisément décider, au moment de la diffusion, de l’aspect définitif du document et de son format d’édition. Sans qu’il soit besoin d’analyses ni de conversions compliquées.

À éviter absolument : les solutions isolées
Souvent, les systèmes destinés aux traitements de masse ne sont pas les mêmes que ceux qui ont permis la création interactive ou en ligne des documents, d’autres sont chargés de l’impression AFP, d’autres encore de l’édition PDF, etc. L’objectif est de remplacer ces solutions isolées apparues au fil du temps. Et ce, au moyen d’un Output Management System qui mette à profit dans toute l’entreprise les ressources centralisées et produise de la communication client au niveau le plus élevé.

Toujours possible : l’import
Les documents qui doivent encore être élaborés au moyen de systèmes externes peuvent être importés par l’intermédiaire des filtres d’entrée de l’Output Management System M/OMS pour un traitement commun avec les autres documents.

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Indispensable de nos jours :
un Output Management avec une production multicanale

Outre les formats de sorties physiques et numériques tels que Print ou PDF, l’utilisation des canaux de sorties numériques comme les textos ou les courriels devient de plus en plus essentielle. Dans le même ordre d’idées, l’optimisation pour les écrans de terminaux mobiles gagne en importance. Le client est mobile et souhaite toujours recevoir ses informations sur le canal approprié.

Un document, sorties numériques

Afin d’assurer un maximum de souplesse dans le traitement et l’édition des documents, la série M/ travaille d’un bout à l’autre sur un document de base unique, indépendant du format. Tous les contenus y sont présents, strictement séparés les uns des autres, mais dès le début : les données, les métadonnées et les instructions de layout. Ce n’est qu’au moment de la diffusion que le système décide, en fonction des données du client, si le document doit prendre la forme d’une lettre, d’un courriel, d’un texto ou d’un PDF sur le portail client. Sans oublier, s’il y a lieu, l’archivage avec ses clés spécifiques. 

Flexibilité, performances, utilisabilité

Seul un Output Management invisible est un bon Output Management. Dans le cas standard, le « clic » de clôture du cas signifie effectivement la fin du traitement parle gestionnaire qui en est chargé. C’est le système qui règle tout le reste : la production des documents nécessaires et leur envoi aux interlocuteurs appropriés.

Voilà pourquoi une interface utilisateur bien structurée est particulièrement importante pour l’administration : elle doit permettre le contrôle des nombreuses étapes nécessaires dans le cadre de l’édition et de la diffusion. Par exemple, l’optimisation des frais de port et de l’expédition, l’impression d’un code à barres, l’ajout d’annexes, l’activation de l’affranchissement mécanisable, etc.

Et lorsque les quantités à traiter augmentent brutalement, comme à l’occasion des rapports de comptes trimestriels ou annuels, le système doit être capable de supporter ces pointes de charge, que se soit par traitement parallèle, par load balancing, etc., sans que des délais supplémentaires se fassent sentir. Tous les détails sur ce sujet dans la fiche technique « Performances ».

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